GUEST HOUSE & HOSPITALITY OFFICER (H/F) 

Description du poste

Rattaché(e) au Finance & Admin Manager, vous gérez les réservations d’hébergement, coordonnez les arrivées et départs des invités, et supervisez les prestataires externalisés en charge du housekeeping, de la restauration et de la maintenance des installations, en veillant à ce que la Guest House soit maintenue aux plus hauts standards de propreté, de fonctionnalité, de sécurité et d’hospitalité.

Vous garantissez également l’approvisionnement et la disponibilité en temps utile du mobilier, des équipements et des consommables, un contrôle rigoureux des inventaires, un suivi des coûts d’exploitation, ainsi que le respect des normes de santé, de sécurité et d’hygiène.

MISSIONS PRINCIPALES

Santé, Sécurité et Environnement

• Faire preuve d’une culture forte en matière de santé, de sécurité et d’environnement, et assumer la responsabilité de sa propre sécurité et de celle des autres tout en protégeant l’environnement.
• Utiliser les équipements et outils appropriés, de manière adaptée à chaque tâche.
• Identifier et signaler de façon proactive les risques liés à la santé et à la sécurité.
• Soutenir activement les initiatives de sécurité et environnementales et y participer.
• Se conformer en permanence aux politiques Santé & Sécurité et Environnement en vigueur.

Performance et gestion des ressources

• Gérer les ressources de la Guest House de manière efficiente afin de fournir des services de qualité à coût maîtrisé.
• Suivre les coûts d’exploitation et identifier les opportunités d’amélioration continue et d’optimisation des coûts.
• Garantir un usage responsable des actifs de l’Entreprise et un contrôle rigoureux des inventaires.

Leadership et relations professionnelles

• Collaborer de manière constructive avec les parties prenantes internes et les prestataires afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.
• Faire preuve de professionnalisme et d’une forte orientation service client dans toutes les interactions.
• Démontrer le respect de soi-même et d’autrui, et agir avec honnêteté et intégrité.

Exploitation de la Guest House

• Gérer l’exploitation quotidienne de la Guest House.
• Veiller à ce que les installations d’hébergement restent propres, sûres, fonctionnelles et présentables en permanence.
• Maintenir des standards d’hospitalité de niveau hôtelier.
• Réaliser des inspections régulières des chambres et des parties communes.
• Coordonner la maintenance préventive et les réparations.
• Garantir le bon fonctionnement de l’ensemble des équipements et utilités.

Gestion des réservations et de l’occupation

• Gérer l’ensemble des réservations d’hébergement.
• Coordonner l’allocation des chambres selon les priorités business.
• Tenir à jour un planning d’occupation.
• Organiser un hébergement hôtelier auprès de prestataires agréés lorsque la Guest House est complète ou indisponible.
• Assurer la liaison avec les équipes RH, Administration et Voyages concernant les arrivées et départs.
• Garantir une rotation efficace des chambres.
• Préparer les rapports d’occupation et les statistiques d’utilisation.

Restauration et services d’hospitalité

• Garantir à chaque invité une expérience professionnelle et chaleureuse.
• Maintenir un niveau élevé de satisfaction client.
• Recueillir les retours des invités et proposer des axes d’amélioration.
• Superviser les prestations de restauration assurées par le prestataire externalisé.
• Veiller à ce que les repas respectent les normes de qualité, d’hygiène et nutritionnelles requises.
• Coordonner la prise en compte des régimes alimentaires spécifiques.
• Suivre la planification des repas et la livraison du service de restauration.
• Traiter et résoudre rapidement les réclamations des invités.

Gestion des prestataires

• Superviser les prestataires de housekeeping, de restauration et de maintenance.
• Contrôler le respect par les prestataires de leurs obligations contractuelles.
• Réaliser des revues de performance régulières.
• Vérifier la qualité des prestations avant validation des factures.
• S’assurer que les prestataires respectent les exigences HSE en vigueur.

Inventaire et approvisionnement

• Suivre les niveaux de stock des consommables.
• Initier les demandes d’achat en temps utile.
• Tenir des registres d’inventaire précis.
• Réaliser des inventaires physiques périodiques.
• Garantir un stockage adapté et la protection des actifs.

Service client

• Garantir à chaque invité une expérience professionnelle et chaleureuse.
• Répondre rapidement aux demandes des invités.
• Maintenir un niveau élevé de satisfaction client.
• Recueillir les retours des invités et proposer des axes d’amélioration.

Coordination des visiteurs et support voyage

• Coordonner les transferts aéroport et les déplacements locaux des visiteurs et employés en transit.
• Assurer la liaison avec les équipes internes et les prestataires de voyage afin de garantir des arrangements de transport et d’hébergement fluides.
• Suivre les itinéraires des visiteurs et s’assurer de la disponibilité des transports prévus.
• Coordonner les démarches de visa et s’assurer que les visiteurs remplissent les conditions d’entrée requises avant leur déplacement.
• Fournir aux visiteurs, en temps utile, les informations et le support nécessaires durant leur séjour afin de garantir une expérience de voyage et d’hospitalité sans accroc.

Conformité

• Garantir le respect des politiques internes, des procédures de santé et sécurité, des normes de sécurité alimentaire et des réglementations d’hygiène.
• Tenir à jour les registres opérationnels requis.

Profil

CRITÈRES DE SÉLECTION

Essentielles

• Diplôme de niveau Licence (Bachelor) en Hospitality Management, Hôtellerie, Administration des affaires, Tourisme ou discipline connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion d’une guest house corporate, d’un hôtel, d’un lodge ou d’un établissement d’hospitalité.
• Expérience avérée dans la supervision de prestataires externalisés.
• Solides compétences en gestion hôtelière et forte orientation service client.
• Excellentes capacités de planification, d’organisation, de communication et de relationnel.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Bonne connaissance des normes de sécurité alimentaire et d’hygiène.
• Français et anglais courants, à l’oral comme à l’écrit.

Atouts

• Certification professionnelle en Hospitality Management.
• Expérience préalable en environnement minier, oil & gas, industriel ou multinational.
• Connaissance d’un logiciel de gestion hôtelière (PMS).

Compétences techniques et qualités personnelles

• Présentation et comportement professionnels.
• Grande rigueur et sens aigu du détail.
• Intégrité et confidentialité.
• Esprit proactif et ingénieux.
• Excellentes capacités de coordination.
• Flexibilité et adaptabilité.
• Véritable esprit d’équipe et excellent relationnel.